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Vor der Coronapandemie haben fast nur Selbstständige im Homeoffice gearbeitet. Mittlerweile hat sich dieser Trend geändert. Selbst nach den Lockdowns sind viele Arbeitnehmer im Homeoffice geblieben, weil es zahlreiche Vorteile bieten kann. Die Kosten für das Homeoffice müssen Arbeitnehmer nicht selber tragen.
Das Wichtigste in Kürze
- Arbeitgeber zahlen in der Regel eine Kostenpauschale für das Homeoffice ihrer Arbeitnehmer
- einen rechtlichen Anspruch auf ein Homeoffice haben weder Arbeitnehmer noch Arbeitgeber
- die Tätigkeiten von Arbeitnehmern sollte vertraglich abgesichert sein
- vertraglich sollte die Höhe der Kostenpauschale zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber geregelt sein, inklusive einer Auflistung der enthaltenen Kosten, die vergütet werden
Welche Arbeitsmittel werden in einem Homeoffice benötigt?
Arbeitgeber können nur eine gleichwertige Arbeit ihrer Angestellten aus dem Homeoffice verlangen, wenn dieses ähnlich ausgestattet ist, wie das Büro im Unternehmen. Es wird in den meisten Fällen benötigt:
- ein technisch passender Computer (Laptop oder PC)
- ein Firmentelefon
- eventuell andere technische Hilfsmittel, die notwendig sind
Wer im Homeoffice arbeitet, nutzt in der Regel dafür den eigenen Internet- und Stromvertrag. Diese Nutzungskosten müssen vom Arbeitgeber erstattet werden. Die Telefonkosten hängen davon ab, ob ein Firmen- oder Privathandy für die Tätigkeit zu Hause verwendet wird. Die Höhe der Kosten, die erstattet werden, müssen zuvor von beiden Parteien verhandelt werden. Es werden nur die Kosten erstattet, die aufgrund der beruflichen Ausübung der Tätigkeit für das Unternehmen ergeben. Der Privatanteil muss, wie gewohnt, selber von den Angestellten getragen werden. Es gibt keine zwingende Pflicht für Arbeitnehmer, dass sie beim Kauf von Gebrauchsmaterialien, wie z. B. Toner, das günstigste Angebot wählen müssen (auch wenn es einen guten Eindruck beim Chef macht, wenn Sie den Toner günstig kaufen). Ebenso besteht für den Einkauf von Gebrauchsmaterialien keine Dokumentationspflicht. Es wird zumeist eine monatliche Pauschale vereinbart, mit der die notwendigen Materialien angeschafft werden können.
Welche Kosten sind in einer monatlichen Kostenpauschale enthalten?
Mitarbeiter, die in einem Homeoffice tätig sind, erhalten häufig von ihrem Arbeitgeber eine monatliche Kostenpauschale für die Nutzung der häuslichen Ausstattung. Werden nicht noch zusätzliche Vereinbarungen schriftlich verfasst, sind in einer monatlichen Kostenpauschale folgende Kosten enthalten:
- laufende Kosten für Strom, Heizung, Internet, Telefon und Wasser
- Kostenpauschale für die regelmäßige Anschaffung von Gebrauchsmaterialien
Die Kostenpauschale richtet sich nach dem jeweiligen Bedarf und Aufwand (ca. 40 bis 50 Euro im Monat). Arbeitnehmer, die von ihrem Arbeitgeber einen Arbeitsplatz im Büro des Arbeitgebers zur Verfügung gestellt bekommen, können keine zusätzliche Kostenpauschale in Rechnung stellen.
Welche Vorteile bietet ein Homeoffice?
Arbeitnehmer, die von zu Hause aus im Homeoffice arbeiten, haben viele Vorteile. Der Weg zur Arbeit entfällt, weil gleich von zu Hause aus gearbeitet wird. Dadurch werden nicht nur Fahrtkosten eingespart, sondern auch viel Zeit. In den Pausen können die Mahlzeiten in der eigenen Küche zubereitet und eingenommen werden. Wer sich gesund ernähren möchte, kann dies zu Hause einfacher, als in einer Kantine oder einem Imbiss. Trotz aller Bequemlichkeiten fehlen vielen Angestellten, die zu Hause arbeiten, das Beisammensein mit den Kollegen und Kolleginnen.
Was gibt es bei Tätigkeiten im Homeoffice zu beachten?
Arbeitnehmer, die für ihren Arbeitgeber im Homeoffice tätig sind, sollten diesen Umstand mit einer Individualvereinbarung absichern. Derartige Vereinbarungen können formlos aufgesetzt und werden von beiden Parteien unterzeichnet. So verlockend die Arbeit von zu Hause auch ist, Arbeitnehmer im Homeoffice müssen vertrauenswürdig sein. Es muss zu Hause das gleiche Arbeitspensum erledigt werden, wie zuvor im Büro. Während der Arbeitszeiten sollten die Arbeitnehmer stets für Kunden, Arbeitgeber und Kollegen telefonisch oder online erreichbar sein. Eine stetige Abstimmung im Team ist in zahlreichen Arbeitsbereichen von entscheidender Wichtigkeit.
Fazit
Die Arbeit im Homeoffice hat ihre Vor- und Nachteile. Es ist daher in vielen Bereichen nicht immer möglich, permanent im Homeoffice zu arbeiten, vor allem dann nicht, wenn Außentermine anliegen oder Besuche bei Kunden. Tätigkeiten im Homeoffice werden daher in den meisten Fällen sehr individuell vereinbart und entsprechend vergütet.